Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/atau Lembaga Kearsipan.
Arsip dinamis meliputi tiga jenis, Pertama Arsip aktif, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Kedua, Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, dan Ketiga, Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan.
Terkait fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya penting dilakukan menata arsip dengan baik, agar mudah diakses dan dipergunakan oleh yang berhak menggunakannya. Menata arsip bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, tetapi juga mengolahnya menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip.
Sistem penataan arsip merupakan kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Setelah diklasifikasi arsip-arsip inaktif tadi dibuatkan daftar, hal ini untuk mempermudah pencarian pada saat proses penyusutan Arsip.
Merujuk Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Pasal 1 berbunyi Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (ANRI).
Penyusutan arsip bertujuan untuk menghemat dan efisiensi; pendayagunaan arsip; pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi; penyelamatan bahan bukti organisasi dan memenuhi persyaratan hukum. Secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip dapat dilaksanakan dengan tiga cara yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan atau record center, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, dan penyerahan arsip yang bernilai guna sekunder ke ANRI/Lembaga Kearsipan Daerah.
Kegiatan penyusutan Arsip meliputi, pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dalam hal ini ANRI.
Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip. Kegiatan Pemindahan Arsip Inaktif meliputi, penyeleksian, pembuatan daftar Arsip yang akan dipindahkan dan penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Sedangkan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta Arsip. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, arsip yang telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.
