Oleh: Herman Setyawan, M.Sc (Arsiparis Muda - UGM)
Preservasi (pelestarian) arsip digital melibatkan sejumlah praktik dan teknologi yang memastikan aksesibilitas jangka panjang, autentisitas, dan kegunaan arsip digital dari waktu ke waktu.
Berikut beberapa langkah kuncinya, Pertama, susun kebijakan preservasi digital, menguraikan tujuan, sasaran, dan strategi untuk melestarikan arsip digital.
Kedua, tentukan format file yang sesuai, gunakan beberapa format file yang lebih cocok untuk penyimpanan jangka panjang seperti PDF/A, TIFF, atau XML.
Ketiga, tetapkan standar metadata, mengenai informasi penting tentang konten, konteks, dan struktur arsip digital, untuk kepentingan penemuan kembali.
Keempat, implementasi sistem preservasi digital, berupa seperangkat alat dan teknologi baik perangkat lunak untuk mengelola metadata, sistem pencadangan dan pemulihan, maupun sistem penyimpanan digital.
Kelima, migrasi data secara teratur ke media penyimpanan baru, untuk mengatasi keterbatasan usia media simpan dan memastikan bahwa arsip digital tetap dapat diakses dari waktu ke waktu.
Keenam, pertahankan beberapa salinan digital, untuk melindungi dari kehilangan data karena kegagalan perangkat lunak dan keras atau bencana, salinan ditempatkan di lokasi berbeda.
Ketujuh, pantau dan uji materi digital secara continue, untuk memastikan bahwa catatan tersebut tetap dapat diakses dan digunakan dari waktu ke waktu.
